REGULAMIN DLA WYSTAWCÓW WYDARZENIA  „JEDYNE W SWOIM RODZAJU“ 

Regulamin uczestnictwa w wydarzeniu pod nazwą JEDYNE w SWOIM RODZAJU organizowanym przez CRAFT EVENT Sp. z o.o. określający prawa, obowiązki i zakres odpowiedzialności Organizatorów oraz Wystawców. Regulamin obowiązuje wszystkich uczestników targów.

§1

CRAFT EVENT Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, NIP: 8971852980, zarejestrowaną w rejestrze przedsiębiorców pod numerem 369634463, KRS nr 0000721894. 

WYDARZENIA – „JEDYNE w SWOIM RODZAJU” realizowane będą w terminach:

– 1-2.04.2022r. Galeria Sudecka, Jelenia Góra

– 9-10.04.2022r. Galeria Glogovia, Głogów

– 4-6.11.2022r. MCK, Katowice

– 25-27.11.2022r. Hala Stulecia, Wrocław

Zgłoszenie uczestnictwa poprzez wysłanie formularza zgłoszeniowego jest równoznaczne z zaakceptowaniem Regulaminu Targów.

§2

1. Rekrutacja na wydarzenia odbywa się na podstawie selekcji Wystawców dokonanej przez Organizatora spośród wszystkich zgłoszeń nadesłanych przez formularz zgłoszeniowy. Do zakwalifikowanych uczestników zostaną wysłane emailem indywidualnie sporządzone umowy. Wysłanie wypełnionego formularza nie oznacza przyjęcia na listę Wystawców.

2. Płatność za uczestnictwo – Wystawca jest zobowiązany opłacić kwotę za stoisko wg daty wskazanej na fakturze pro forma. Przekazywanie faktur odbywa się drogą mailową. Jeśli Wystawca zgłosi się na 14 dni przed rozpoczęciem targów to opłaty musi dokonać tego samego dnia co zgłoszenie. Wystawca proszony jest o przesłanie potwierdzenia wpłaty na mail biuro@jwsr.pl. Wystawienie faktury lub pro formy jest zobowiązaniem do uczestniczenia w targach i należy traktować ten dokument jako obopólną umowę.

3. Wystawcy, którzy zostali zakwalifikowani na listę Wystawców lecz nie dokonali wpłaty we wskazanych terminach zostają automatycznie wykreśleni z listy Wystawców. 

4. Opłata za wyposażenie dodatkowe oraz za świadczenia promocyjne (cennik w formularzu) naliczana jest dodatkowo, w zależności od wybranego zapotrzebowania Wystawcy, na podstawie wypełnionego przez Wystawcę formularza zamówienia.

5. Organizator decyduje o lokalizacji stoiska Wystawcy przy czym zapewnia, że dołoży wszelkich starań, aby wszystkie stoiska były ulokowane równie atrakcyjnie wzdłuż ciągów komunikacyjnych. Wystawcy nie będą grupowani tematycznie, a każda z kategorii będzie określona limitem miejsc, aby zachować odpowiednio zdywersyfikowaną liczbę Wystawców. Organizator zastrzega, że nie ma obowiązku brania pod uwagę sugestii dotyczących miejsc rozmieszczenia zgłaszanych mu przez Wystawców.

6. Organizator ma prawo odmówić Wystawcy udziału w targach także po dokonaniu przez niego wpłaty, bez podania przyczyny. W takim przypadku Organizator dokona Wystawcy zwrotu pełnej uiszczonej przez niego kwoty za udział w Targach. Kwota ta nie podlega zwrotowi, jeśli wykluczenie Wystawcy nastąpi wskutek złamania przez niego niniejszego regulaminu.

7. Na jednym stoisku może znaleźć się jedna marka. Nie łączymy stoisk różnych marek, ponieważ utrudnia to komunikację i promocję. 

8. Wystawca nie może podnajmować przedmiotu najmu ani oddawać go do używania osobom trzecim bez uprzedniej i pisemnej zgody Organizatora oraz nie może nic przyczepiać, montować, mocować lub przyklejać do ścian, podłogi, elementów zabudowy.

9. Organizator zastrzega sobie brak możliwości sprzedaży i prezentacji przez Wystawcę towaru nie będącego przedmiotem jego działalności, którą wskazał w formularzu zgłoszeniowym. 

10. Organizator zastrzega sobie prawo odłączenia stoiska od prądu w przypadku przekroczenia przez Wystawcę poboru deklarowanego w formularzu zgłoszeniowym, bez zwrotu opłaty za tę usługę. 

§3

1. Wyposażenie stoiska w sprzęty, urządzenia oraz towar, który jest niezbędny do prowadzenia działalności, leży w całości po stronie Wystawcy 

2. Powierzchnia zostanie udostępniona Wystawcy przez Organizatora na montaż i zaaranżowania oraz wyposażenie w swoje produkty stoisk na jeden dzień przed rozpoczęciem planowanego wydarzenia, zgodnie z rozpiską godzinową, którą prześle Organizator do 10 dni przed wydarzeniem.

3. Wystawca jest zobowiązany zapewnić gotowość stoiska dla zwiedzających na 30min. przed rozpoczęciem wydarzenia. W przypadku opóźnień w montażu stoiska bądź braku personelu na stoisku w godzinach trwania Wydarzenia, Organizator ma prawo do wykluczenia Wystawcy z Wydarzenia bez obowiązku zwrotu opłaty za stoisko.

4. Wystawca jest zobowiązany do obecności na stoisku każdego dnia wydarzenia.

5. Wystawca zobowiązany jest do dbałości o porządek na swoim stoisku oraz na jego zapleczu. 

6. Wystawca jest zobowiązany do demontażu stoiska na swój koszt niezwłocznie po zakończeniu wydarzenia.

7. Wystawca zobowiązuje się do zwrotu Organizatorowi powierzchni wraz z wypożyczonym wyposażeniem dodatkowym stoiska w stanie niepogorszonym. 

8. Wystawca zostanie zobowiązany do pokrycia kosztów naprawy wszelkich zniszczeń obiektu, w którym odbywa się Wydarzenie, bądź uszkodzeń jego wyposażenia (elementów zabudowy, wynajętego sprzętu, mebli), powstałych z winy Wystawcy, bądź osób mu towarzyszących.

9. Organizator zapewnia patrol ochrony podczas całego okresu wynajmu stoiska, wraz z dyżurami nocnymi. Niemniej jednak Organizator nie bierze odpowiedzialności za towar znajdujący się na stoisku, Wystawca jest zobowiązany do zabezpieczenia swojego stoiska; Organizator nie ponosi odpowiedzialności za produkty Wystawców, w szczególności za ich uszkodzenie lub kradzież przez osoby trzecie. 

10. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa Wystawca zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym fakcie Organizatora drogą mailową lub telefoniczną, 

11. Wystawca zobowiązuje się, że powierzchnia oraz jej wyposażenie będą wykorzystane tylko i wyłącznie dla celów promocji działalności prowadzonej przez Wystawcę.

12. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za treść oraz formę sprzedawanych lub prezentowanych produktów na stoisku Wystawcy. 

13. Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania niniejszego regulaminu, a także do podporządkowania się poleceniom przedstawicieli Organizatora w zakresie utrzymania porządku.

14. Wystawca ma obowiązek przestrzegać podczas Wydarzenia zasad BHP i ppoż. oraz Regulaminu obiektu, Regulaminu Targów, w którym odbywa się Wydarzenie. 

15. Organizator zapewni odpłatnie dostęp do prądu, znajdującego się na terenie Wydarzenia tylko tym Wystawcom, którzy zgłoszą taką potrzebę. Prąd będzie udostępniony  jedynie w dniu wydarzenia. Wystawca otrzymuje tylko jedno określone gniazdo w miejscu wskazanym przez Organizatora, które będzie usytuowane w niewielkiej odległości od stoiska Wystawcy. Wystawca zobowiązany jest do posiadania własnych przewodów w celu dalszego rozprowadzenia instalacji na stoisku.

§4 

1. Organizator zobowiązuje się do przeprowadzenia szeroko zakrojonej kampanii reklamowej mediach społecznościowych i w innych dostępnych mu kanałach marketingowych. Jednocześnie Organizator informuje, że nie ma obowiązku publikacji materiałów promujących każdego Wystawcę.

2. Organizator ma prawo do wykonania dokumentacji zdjęciowej i filmowej podczas Wydarzenia oraz wykorzystywania tych materiałów do celów marketingowych. 

3. Aby zadbać o jak największe dotarcie do szerokiej grupy odbiorców, Wystawca ma obowiązek udostępnić informację o Wydarzeniu na swoich firmowych social mediach.

4. Wystawca zezwala na przetwarzanie jego danych osobowych i firmowych, oraz przekaże Organizatorowi wszelkie materiały promocyjne i zdjęcia dotyczące promocji Wystawcy, zgadza się na publikację informacji oraz zdjęć przez organizatora w celach promocyjnych.

5. Materiały promocyjne nt. produktów prezentowanych na stoisku i marki, przesłane przez Wystawców będą umieszczone na profilu targów FB/IG wyłącznie po opłaceniu stoiska. Umieszczanie materiałów jest wyłącznie wolną wolą Organizatora i nie ma on obowiązku publikacji materiałów Wystawców, oraz ma prawo odmowy ich publikacji bez podania przyczyny.

6. Kolportaż ulotek podczas wydarzenia nie jest możliwy.

7. Wystawcy którzy zgłaszają się 14 dni przed targami mogą nie zostać uwzględnieni na planie targów oraz liście Wystawców.

§5

1. Wysłanie wypełnionego formularza zgłoszeniowego jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego regulaminu. 

2. Organizator zastrzega sobie możliwość zmian niniejszego regulaminu.

3. Wszelkie zmiany niniejszego Regulaminu odbędą się w formie publikacji na stronie www.jwsr.pl 

§6

Zgodnie z art. 13 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej: RODO, informujemy, że administratorem danych osobowych jest Craft Event Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (53-624) przy ul. Lubińskiej 2/4

Pozyskane dane będą przetwarzane w związku z zawarciem umowy w celu jej realizacji.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i realizacji umowy.

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane jest obliczany w oparciu o następujące kryteria:

• czasu obowiązywania umowy,

• przepisy prawa, które mogą nas obligować do przetwarzania danych przez określony czas,

• okres, który jest niezbędny do obrony naszych interesów.

Ponadto, informujemy, że mają Państwo prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych,

• żądania sprostowania swoich danych osobowych, które są nieprawidłowe oraz uzupełnienia niekompletnych danych osobowych,

• żądania usunięcia swoich danych osobowych, w szczególności w przypadku cofnięcia przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie, gdy nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,

• żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,

• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych, ze względu na Pani/Pana szczególną sytuację, w przypadkach, kiedy przetwarzamy Pani/Pana dane na podstawie naszego prawnie usprawiedliwionego interesu czy też na potrzeby marketingu bezpośredniego,

• przenoszenia swoich danych osobowych,

• wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W zakresie, w jakim Państwa dane są przetwarzane na podstawie zgody – mają Państwo prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Państwa zgody przed jej wycofaniem. Zgodę mogą Państwo wycofać poprzez wysłanie oświadczenia o wycofaniu zgody na nasz adres korespondencyjny bądź adres e-mailowy: biuro@craftevent.pl